Les outils de gestion des délibérations : vers un élu « augmenté »

Et si l’élu d’aujourd’hui et de demain était un élu augmenté ? De la même manière que la réalité augmentée est une combinaison du monde réel et d’éléments virtuels, l’élu augmenté voit son quotidien enrichi, amélioré par le numérique.
Cette notion de l’élu augmenté répond à la volonté de l’État de dématérialiser le service public d’ici 2022. Bien sûr, le marché des outils de gestion des délibérations n’en est pas à ses balbutiements mais force est de constater que le contexte n’a fait qu’accélérer la transformation des assemblées délibérantes.

Action Publique 2022 ou l’occasion de moderniser le service public

Lancé en octobre 2017, le programme Action Publique 2022 a trois ambitions : offrir un meilleur service public pour les usagers, améliorer l’environnement de travail des agents publics et enfin, contrôler les dépenses publiques et les justifier auprès des contribuables. 

Parmi les 250 démarches en ligne à dématérialiser, la « transmission par voie électronique des actes soumis au contrôle de légalité (@CTES) » (et son dérivé @CTES Budgétaires) est celle sur laquelle nous nous concentrons dans cet article. Constituant la dernière étape du cycle de vie de la délibération, celle-ci permet de rendre la décision exécutoire. 

Selon l’« Observatoire de la dématérialisation de la qualité » cette démarche présente une volumétrie annuelle totale de 4 400 000 télétransmissions et a été dématérialisée à 69%. 

Mais, où est la place de l’outil de gestion des délibérations dans tout cela ? Par le biais de protocoles, les outils proposent la télétransmission à @CTES et offrent ainsi un service sécurisé et rapide aux collectivités locales.

Les outils de gestion des délibérations au service des élus et des agents

Si une chose est certaine, c’est bien le caractère chronophage du processus d’élaboration d’une délibération. En effet, du projet de rédaction de la délibération jusqu’à son archivage, cet acte administratif implique un grand nombre de métiers (secrétaire, archivistes, reprographie, direction des assemblées et des directions, directions opérationnelles métiers, direction des finances, juristes, etc.) et de ressources matérielles. 

Ainsi, l’outil de gestion des délibérations a pour objectif d’accompagner, mais aussi d’améliorer, le travail des agents et des élus : 

• Gain de temps dans le circuit de gestion des délibérations : diminution des relances, modifications réalisées en direct dans les documents, réduction du temps de circulation des documents, etc.
• Gain de temps grâce à l’automatisation de certaines fonctions : saisie et traitement par lots, actualisation de l’ordre du jour en temps réel, etc. 
• Fiabilité des documents qui sont en version finale et validée. 
• Accessibilité des documents pour chaque utilisateur, en fonction de leurs droits. 
• Traçabilité du projet grâce à un circuit de validation et à un suivi. 
• Simplification des processus : harmonisation des modèles, partage de l’information.
• Interfaçage avec d’autres outils présents dans la collectivité territoriale (GED, SAE, intranet, etc.)
• Diminution des éditions papier qui conduit au gain de place dans les espaces de stockage et à une économie de papier. 

Finalement, ces outils sont de véritables accélérateurs de prises de décisions et garants de la transparence des comptes publics.

Au-delà de tous ses bénéfices, l’outil de gestion des délibérations « augmente » réellement le quotidien de l’élu, grâce à la mobilité qu’il lui apporte. 

Un élu toujours plus mobile

Le propre du conseiller municipal, élu tous les six ans par les habitants, est de représenter les citoyens en proposant et en votant pour des projets d’intérêt local. Ainsi, l’élu est en perpétuel mouvement dans le but de rencontrer les habitants mais aussi de gérer les affaires de sa commune.  

Les éditeurs ont bien compris ce nouveau besoin de l’élu d’avoir à portée de main et au gré de ses déplacements, les projets de délibération pour les consulter, les modifier, les annoter, les valider. Un tel outil offre donc une disponibilité sans limite à l’élu, centralise tous les documents dont il a besoin et propose des applications mobiles. 

Certains outils ambitionnent même de régler le problème de non-ubiquité de l’élu en leur mettant à disposition le vote en direct et la possibilité de suivre la séance à distance ou en présentiel.

Le déploiement d’un tel outil est donc bel et bien un levier pour moderniser les environnements de travail des agents et des élus. C’est également l’occasion pour la collectivité de mener une réflexion sur les processus internes, son organisation et de conduire une véritable conduite du changement.

Pour aller à l’essentiel

L’Etat s’est fixé un objectif d’ici 2022 : une transformation numérique complète du service public. Au-delà de la nécessité d’offrir une meilleure qualité de service aux usagers, ce programme ambitionne également une modernisation de l’environnement de travail des agents et des élus et une plus grande transparence dans les comptes publics.
Les éditeurs d’outils de gestion des délibérations l’ont bien compris et proposent toujours plus de fonctionnalités pour les accompagner dans leur mobilité. Ces outils sont aussi et surtout des outils de pilotage facilitant la prise de décisions des dépenses publiques.
Comme tout projet de dématérialisation, une conduite du changement et une réflexion globale sur l’organisation de la collectivité en question sont essentielles à sa bonne réussite.